Como faço a contabilidade como pequeno empresário?
Se decidiu começar o seu próprio negócio, há muito a fazer. É claro que escreveu um plano de negócios ou pelo menos um plano na sua cabeça. Tem de encontrar clientes e tem uma centena de outras coisas para arranjar. Um elemento muito importante de ser um empresário é a escrituração contabilística. Pode ser fácil esquecer de tratar disso à pressa, mas não o deve fazer!
É muito importante levar a sua administração e escrituração a sério. É muito importante por várias razões. Antes de mais, é claro, porque é obrigatório organizar isto adequadamente. As autoridades fiscais devem ser capazes de verificar se está a fazer tudo correctamente. A forma como podem verificar isto é através da verificação da sua administração. É por isso que é importante assegurar que a contabilidade seja feita da forma prescrita por lei.
Para além destas obrigações, é também importante para o sucesso do seu negócio que mantenha bons registos. O quão grande ou pequena é a sua empresa, não importa realmente. Ao manter as suas contas em ordem, ganhará conhecimento sobre o estado do seu negócio. Está a correr bem ou precisa de ser ajustado algures? Só é possível determinar realmente estas coisas se se tiver uma visão dos números correctos. É por isso que deve assegurar-se de que tem estes números à mão, nas suas próprias contas. Desse modo evitam-se surpresas. Se atualizar a sua contabilidade demasiado tarde, poderá descobrir meses depois que as coisas não estão a correr tão bem como pensa que estão.
Agora que estabelecemos que a contabilidade é um assunto sério, chegamos naturalmente à questão: Como é que o faço? Há muitas formas diferentes de fazer a contabilidade. Basicamente, tem as seguintes opções:
- Fazendo-o você mesmo. É você que faz a contabilidade, com base nas suas facturas e dados. Utiliza um programa para isso, ou faz a sua contabilidade em Excel, se for suficientemente simples. Esta é a solução mais barata, mas também envolve riscos, tais como erros.
- Deixa outra pessoa fazer a sua contabilidade. Esta é basicamente uma empresa de contabilidade profissional, ou um contabilista. Estas pessoas trabalham todos os dias com contabilidade, por isso há uma boa hipótese de poderem assumir a sua administração de uma forma profissional. A consequência desta escolha é, evidentemente, que terá de pagar ao contabilista uma quantia considerável de dinheiro todos os meses ou anos. Afinal de contas, ele ou ela não presta este serviço por nada.
- Uma combinação das opções acima referidas. Por exemplo, utiliza um programa de contabilidade ao qual o seu contabilista também tem acesso. O próprio utilizador processa os seus dados e facturas. Depois, o seu contabilista examinará consigo o programa de contabilidade todos os meses ou todos os trimestres. Desta forma, eles verificam o seu trabalho à procura de erros e podem, por exemplo, informá-lo sobre nova legislação da qual pode beneficiar. Desta forma, não tem de pagar o montante total pela terceirização completa da sua administração. No entanto, colherá os benefícios dos conhecimentos do seu contabilista.
Tenha uma série de coisas em conta ao fazer a sua escolha. Se quiser fazer a sua contabilidade sozinho, certifique-se de que tem conhecimentos suficientes para o fazer corretamente. Como empresário, as autoridades fiscais assumem que conhecem a lei. Se, como empresário, comete erros na sua contabilidade por ser inexperiente, isto não é motivo para as autoridades fiscais não lhe aplicarem uma multa. Poupa dinheiro não para contratar um profissional, mas se fizer essa escolha, certifique-se de que é uma escolha sensata. Por exemplo, primeiro siga um curso sobre contabilidade se a sua administração não for complexa. Então poderá ser capaz de fazer esta escolha em segurança.
A externalização completa da sua administração pode ser tentadora. Concorda com um escritório que eles tratarão de tudo por si e já não tem de se preocupar mais com isso. Mas será isso sensato? Como empresário, é importante conhecer os números da sua empresa. Se nunca lida com a contabilidade, pode causar lacunas nos seus conhecimentos. Afinal de contas, nunca se olha para os números, pelo que provavelmente também não os conhece bem. Como resultado, poderá perder informações valiosas sobre o seu negócio e oportunidades para fazer ajustamentos.
É por isso que se pode acabar por fazer uma combinação. Faz a sua própria contabilidade, mas precisa de um profissional para a verificar. Algumas empresas de contabilidade são especializadas nesta forma de cooperação. Tenha em mente que provavelmente terá de utilizar o software de contabilidade que o seu contabilista já utiliza. Por conseguinte, não é sensato já instalar toda a sua administração num determinado pacote de software se já souber que gostaria de utilizar uma empresa de contabilidade.
A conclusão é que é muito importante fazer esta escolha bem pensada. Ter também em conta o que é e o que não é permitido em termos de legislação. Se tiver alguma dúvida, contate um consultor. Isto pode parecer caro e desnecessário, mas pode evitar muita miséria. Como uma auditoria às suas contas pode remontar a vários anos, um pequeno erro que se repete com muita frequência pode ser um erro com consequências muito grandes. Boa sorte com o seu negócio e com a criação da sua contabilidade. Se estiver curioso sobre as experiências de outros com um determinado contabilista ou software de contabilidade, leia primeiro as revisões.
